OWL OnLine Writing Laboratory | AW@RD 國立臺灣科技大學論文寫作中心

撰寫商業信息

A workshop brought to you by the Purdue University Writing Lab

瞭解你的讀者

� 商業寫作是一種有說服力的寫作。
� 最基本的程度，商業寫作企圖說服讀者所說的是真的。
� 一些商業寫作將試著去說服讀者去採取行動或思考一些事情在一個確定的方向。
� 你將能夠最具有說服力地寫出，假如你瞭解你的讀者並且假如你組織你的信息去滿足他們的需求。
� 有時候你將親自地瞭解你的讀者。
� 其他時後你將不會親自瞭解你的讀者，或者你將需要去寫信給超過一個人。

當你瞭解你的讀者

� 把你自己放在讀者的立場並且透過人的眼睛查看你的信息。
� 假如你的信息沒有符合你的讀者的需要，你的信息也許會被忽略。
� 在你寫作之前，問你自己這些問題有關你的讀者：

– 有多少興趣或涉入這個主題的是我的讀者?
– 在這個主題他或她有多少的知識?
– 什麼是我的讀者閱讀的目的? 做決策? 較好的資訊?
– 關於者個主題我的讀者有特定關心或強烈的遠景嗎? 它們是什麼?
– 我的讀者多如何注重我私人地和專業地?
– 什麼是我的讀者商業的型態?

� 有兩種一班型態的商業讀者：大略閱讀的人和懷疑者。
� 你的文件必須是最有效的假如寫給這兩種型態的讀者。

當你不瞭解你的讀者

大略閱讀的人典型地是非常忙碌的人。被時間壓迫，他們常常瀏覽文件再一個相當短的時間週期。

你準備給大略閱讀的人的文件應該：
� 清楚地敘述重點並且在最前面
� 放最重要的資訊在文章的開始或結尾
� 強調關鍵的日期或人物

第二種型態的讀者是懷疑者。懷疑者試一位十分謹慎並且懷疑的讀者。

� 多疑的讀者將傾向小心地閱讀文件，懷疑他的有效性和作者的目的。
� 為了符合多疑的讀者的需求，它必須有充分的細節和證據去支持你的論述。
� 提供特定的例子、數字、日期、名字和百分比去符合多疑的讀者的需求。

瞭解你的讀者

� 瞭解你的讀者是唯一的第一步。
� 這個資訊必定影響你寫下你的信息的方向。
� 所以，你如何同時寫給大略閱讀的人和多疑者兩種。
� 使用你的讀者的知識去發展並且組織你信息的內容將幫助你建立可以被容易地瀏覽性地閱讀的文件。

讀者的期望

你的文件將是最成功的假如它符合讀者的期望。
大部分的美國人的讀者將分享相同的一般的期望。
三個最共通的期望是你的信息將：
� 抓到重點
� 儘可能的簡單
� 適當地使用被動和主動的語氣

抓到重點

讀者將期望你回答這個問題， “你的重點是什麼?” 在文件的前面，無論她們正在閱讀的文件的型態。
預習你的主要想法使得讀者知道所預期的。
甚至當傳遞壞消息時，最好敘述這個重點在文件的初期。
這裡是一個隱藏重點的例子在要求一個雇用的確認。

親愛的人事部門主管：

在三月27日，我接到一通Mrs. Karen Krane 從 New York 打來的電話，她是一位資料輸入員在你的 Ohio 辦公室。她是在直接監督下.....

這裡是相同的例子重新寫過使得重點是明顯的。

親愛的人事部門主管：

你證實了 Mrs. Karen Krane 的雇用嗎? 她是一位資料輸入員在你的 Ohio 辦公室 (填寫詳細的)

甚至壞新聞應該總是被傳遞在最前面。
你可以使用語言來緩和壞消息所帶來的衝擊。當傳遞壞消息時，不要太過挑釁，像在第一個例子。

不：我現在必須雇用一個新的秘書。

但是：我知道你不認為我們現在應該雇用一名新的秘書。請讓我解釋我的理由。

保持簡單

� 不要感覺強迫去使用較大的字或複雜的句子建立和你讀者的可信性。
� 避免這樣的方法的主要理由是:
　　　a) 你也許被意識到像是一位反面的藝術家或，
　　　b) 你的信息也許變成混淆。

� 一個例子使用 “令人印象深刻”的字：
　　　在立法通過之後，你有責任通知你的組織去遵守它。

� 一個例子使用簡單的字：
　　　法律通過之後，你必須告訴人們去遵守它。

適當地使用被動和主動的語氣

被動語氣有三個主要的特徵：

1. 動詞的形式(is, am, are, was, were, be, been, or being)。
2. 過去分詞 (a verb ending in -ed or -en 除了不規則動詞像 kept)。
3. 由 by 開始的介係詞片語。

這裡是一個使用三個特徵的句子：“這事情已經由委員會調查。”
另一個被動式的句子的樣本：“你已經被給一個延展在你的貸款。”

適當地使用被動和主動的語氣

� 被動式語氣在商業寫作裡常常被過度使用。
� 一個作者使用被動語氣有目的的省略在一個成果裡的句子的參與者或主詞去宣告更圓滑的。
　　主動的：你是逾期支付你的註冊費用。
　　被動的：你的註冊費用已經逾期支付。

� 被動式的語氣是比較少對質的。它取出句子的參與者以至於這信息沒有顯示出責備某人。

適當地使用被動和主動的語氣

使用被動語氣：
1) 當你不知道參與者 (門忘了被鎖上。)
2) 當參與者是不重要的對於你描述的重點 (辦公室將在星期一開放。)
3) 當重點不在參與者上而在動作上 (抄襲他們的論文的學生發生了什麼事? 這學生被當掉了。)

讀者的期望

� 來自不同文化的讀者常常有不同集合的讀者的期望。
� 感覺這些差異當寫給這些來自不同文化的人。
� 對於不同的問話有一些溝通的策略
� 保持禮節— 使用頭銜和姓名並且傳達一個適當的態度。
� 避免俚語、行話和其他的比喻 (零容忍政策、痛打、 done deal、使用者友善的等等。)。
� 隨著具體的例子明確的並且圖解你的論點。
� 提供總結。

內容

� 內容為包含在信息裡的資訊。
� 考慮你的讀者將幫助你什麼樣的資訊要包含在文件裡。
� 你的目標：包含足夠的資訊保持讀者的興趣但是不要過多的資訊浪費讀者的時間並且混淆你的重點。
� 不要開始寫你的文件直到你已經有計畫你想要說什麼。
� 這將幫助你避免作者的阻塞或寫出一篇貧乏發展的信息。
� 要求你自己：
� 多少背景資訊是需要的?
� 我可以如何最有效地支持我的結論?
� 哪些例子、細節或圖片可以幫助讀者瞭解?
� 我需要做更多的研究嗎?
� 有一些共通的方法幫助作者決定內容是:
� 概述
� 集體研討
� 群集
� 概數：建立一個你的想法的架構。
� 這將幫助你確認你的重點是什麼，什麼樣支持的材料是可用的，並且什麼其他的資訊你需要包含。

2002年一月的進度報告

I. 背景
A. 我被僱用在2001年十二月
B. 我第一個月的目標

II. 工作完成日期
A. 發展一個計畫並且提交給必要的委員會
B. 計劃已經被批准

III. 工作完成
A. 計畫將在2002年三月實施

內容

2002一月進度報告：
---僱用: 沒有明顯的程序處理郵件。
---我的計畫: 批准它的委員會名稱
---Susan 和我希望在2002年三月這計劃將會是適當的。

� 集體研討: 寫下想法、事實和任何事有關於你的目的。
� 不要編輯你自己像你的集體研討。
� 當你完成，決定什麼是重要的並且什麼是可以被刪除或修改。
� 群集：寫下你的重點在頁面的中間並且圈起它。
� 當你在思考構想的時候，寫下它們並且連結它們到重點或其它的點。

組織

� 組織結構參考資訊描述的順序。
� 只要你知道什麼資訊你想要包含在你的文件，你可以決定如何去組織這些資訊。
� 組織的第一部是將相同的資訊分類在一起。
� 接下來，考慮你想要從讀者身上得到的反應。
� 假如你期望有一個正面的回應你可以直接使用直接的編制計畫。
� 首先呈現你的結論或主要的想法，接著是理由或支持。

我最近碰到你的飛機實習生的任命在求職版。我的組織、領導能力和問題解決技巧獨特地准予我這個計畫的和發展實習生的位置在 Phoenix Sky Harbor International Airport 。
你做這樣一個解釋我們新的 Tuition Assistance Program 優點的好工作，而我已經暫時地決定實施這個計畫在我身上。保持我的意見公開的，然後我必須要求你選擇另外的一些人去提供這個計劃委員會. . .

� 假如你期望一個負面的回應，你也許選擇使用非直接的編制計畫。
� 首先呈現你的理由並且之後是你的結論。
� 甚至當使用這個計畫，確定敘述你的論點在最前面。

� 你也可以組織在段落的資訊去符合大略瀏覽的人和懷疑者的需要。
　　把資訊放在讀者最想要去尋找的地方：
　　　– 大略瀏覽的人最喜歡閱讀信息的第一段和最後一段。
　　　– 在段落裡，大略瀏覽的人最喜歡讀第一句和最後一句。

　　有效地使用段落：
　　　– 讀者是更喜歡去閱讀一個較長信息切分成好幾個短的段落比它們是一個更短的信息沒有分段。
　　　– 每一個段落應該只包含一個重點，並且這個重點應該隨著具體的實證和細節發展。

我有效地傳到我的讀者嗎?

� 當你已經完成寫下你的信息，評估你的寫作藉由考慮你是否有效地滿足你的讀者。
� 也許需要去重寫或新組織你的文件使得你的信息清晰。

20 秒測試

� 大略瀏覽的人可能花20秒或更少的時間瀏覽一份文件來決定是否要更小心地閱讀它。
� 瀏覽你的文件20秒，並且註記什麼是最引人注目的在大部分的時間。

� 你完成之後，看一下是否你已經註記的能夠明顯的傳遞你的信息。
� 甚至較好的，在送出之前另外有一些人瀏覽你的文件，並且看你的信息對他們是否夠明顯。

測試你的主張

� 預期懷疑的讀者會問你做出的每一個主張。
� 嚴密的注視你的文件並且再擬每一個主要的主張畫底線。

� 對於每一個主張問下面的問題：
　　　–這主張有清楚的被敘述嗎?
　　　–我有包含足夠的細節和例子去支持我的主張?
　　　–我想要讀者去做或知道的是清楚的嗎?
　　　–對於主張我有提供足夠的資訊或有需要更多的背景資訊?

更多資訊

� Purdue University Writing Lab
� 地　　址：Heavilon 226
� 文法熱線：(765) 494-3723
� 網　　站：http://owl.english.purdue.edu
� 寄簡短的問題到下列信箱 owl@owl.english.purdue.edu